Pertemuan kedua informatika semester 2 M. Satria Addeva

 TUTORIAL EXCEL

Bagi anda yang benar-benar baru dalam menggunakan Excel, silahkan perhatikan ini.

Excel merupakan aplikasi pengolah data dengan menggunakan tabel atau terkenal dengan nama Spreadsheet. Pada gambar diatas, ada 3 hal yang harus anda ketahui.

1. Dari kiri ke kanan layar atau sebaliknya (Horizontal), hal tersebut dinamakan Baris. Baris di Excel diwakilkan dengan angka yang berurutan dari 1 dan seterusnya.
2. Dari atas ke bawah layar atau sebaliknya (Vertikal), hal tersebut dinamakan Kolom. Kolom di Excel diwakilkan dengan huruf yang berurutan dari huruf A dan seterusnya.
3. Jika anda mengklik ruang kosong di halamannya, hal tersebut dinamakan Sel. Sel di Excel diwakilkan dengan kombinasi kolom dan baris seperti A1, B2, D10, dan lain-lain. Jika D10, maka sel tersebut berada di kolom D dan pada baris 10.

Perhitungan dasar

Di Excel, untuk menghitung angka dan memanipulasi data lainnya memiliki istilahnya sendiri yaitu menggunakan “Fungsi”. Fungsi bisa dikatakan “rumus” agar angka yang keluar sesuai yang kita inginkan. Untuk membuat Fungsi, anda harus klik kotak yang tersedia di Excel dan ketik tanda “=” (sama dengan).

Misalnya anda ingin menghitung 5 + 5. Anda pasti sudah tahu kalau hasilnya 10, jadi formula lengkapnya adalah “5 + 5 = 10”. Di Excel, tanda “=” diketik terlebih dahulu, baru diikuti dengan rumusnya. jadi, untuk menampilkan hasil pertambahan, silahkan ketik di Excel “=5+5”. Setelah anda tekan enter, maka hasilnya akan keluar.

Berikut tanda/operator yang bisa anda gunakan untuk perhitungan dasar di Excel:

• “+” Untuk melakukan operasi pertambahan.
• “-” Untuk melakukan operasi pengurangan.
• “*” (Tanda bintang/SHIFT + 8) Untuk melakukan operasi perkalian.
• “/” (Garis miring) Untuk melakukan pembagian

Kalkulasi cepat dengan Autosum

Setelah anda mempelajari bagaimana perhitungan dasar di Excel, ini saatnya untuk anda merasakan salah satu kekuatan Excel yaitu Autosum. Autosum disini merupakan fungsi yang bisa anda gunakan untuk kalkulasi cepat tanpa perlu repot-repot mengetahui rumus perhitungannya.

Misalnya anda ingin menjumlahkan 10 angka di 10 sel dalam 1 kolom atau baris. Anda cukup menyeleksi semua sel tersebut dan klik Home > Autosum. Maka semua sel tersebut akan dijumlahkan seperti gambar diatas.

Selain penjumlahan, Anda juga bisa menggunakan fungsi-fungsi lainnya pada menu Autosum seperti gambar di atas.  Penjelasan untuk masing-masing fungsi tersebut adalah sebagai berikut:

• SUM: Penjumlahan
• Average: Mencari nilai rata-rata.
• Count Numbers: Mendapatkan jumlah sel yang diseleksi.
• Max: Mencari nilai paling besar.
• Min: Mencari nilai paling kecil.

Otomasi data sederhana dalam sel

Silakan Anda ketik 1 di sel pertama. Kemudian ketik 2 di bawah dari angka 1 tadi atau disamping kiri atau kanannya. Kemudian, seleksi dua angka tersebut dengan cara klik kiri dan tahan dari sel A1 dan geser ke sel A2. Setelah Anda seleksi, nanti dipojok kanan bawah blok tersebut, akan ada kotak berwarna hijau. Silakan Anda klik dan geser ke bawah. Untuk percobaan kali ini, silakan Anda geser hingga ke sel A5.

Setelah Anda geser, maka hasilnya akan jadi seperti gambar di atas. Hal ini dapat terjadi, karena di sel A1 dan A2 masing-masing terisi 2 angka, yaitu angka ‘1’ dan angka ‘2’. Excel menjadikan kedua angka tersebut referensi dan menemukan pola bahwa angka ‘1’ dan angka ‘2’ merupakan angka yang ditambah 1 dimulai dari sel A1. Jadinya, A1 ditambah 1 menjadi 2. Setelah menemukan polanya, Excel secara otomatis menghitungnya lagi ketika Anda geser ke bawah dan semuanya akan bertambah 1 sesuai dengan angka dalam sel sebelumnya.

Bahkan, Anda bisa melakukan hal tersebut terhadap fungsi atau rumus. Ketika Anda klik tahan dan drag seperti cara sebelumnya di sel yang ada rumus, Excel secara otomatis menerapkan fungsi yang sama namun dengan sumber data yang berbeda.

Memformat angka

Format angka dibutuhkan jika Anda memasukkan data dengan jenis yang berbeda. Misalnya 100% tentu berbeda dengan Rp. 100. Walaupun Anda mengetikkan sama-sama angka “100”, penggunaannya jadi berbeda. Di Excel, Anda bisa mengubah format angkanya sesuai dengan yang diinginkan.

Silahkan anda blok terlebih dahulu angka yang akan diubah formatnya. Kemudian pada bagian “Number”, klik menu gulir bawah yang bertuliskan “General”. Kemudian pilih format angka yang anda inginkan.

Hasilnya bisa anda lihat seperti gambar diatas. Ketika saya memilih “Currency”, maka secara otomatis Excel akan mengubah formatnya menjadi format Rupiah.

Membuat tabel

Tips lainnya untuk cara belajar menggunakan Excel dengan cepat adalah membuat tabel. Dengan membuat tabel, data yang Anda berikan dapat diorganisir di Excel lebih mudah lagi. Jangan menganggap bahwa dengan mengisi data di sel-sel di Excel, data tersebut sudah menjadi Tabel. Anda perlu memformatnya terlebih dahulu, layaknya tips sebelumnya.

Silahkan anda blok terlebih dahulu data tabel anda. Kemudian, akan ada tombol tambahan di pojok kanan bawah seperti gambar diatas. Klik bagian “Tables” dan klik “Table”.

Setelah anda melakukan hal tersebut, maka tampilannya akan menjadi seperti diatas. Dengan data yang sudah menggunakan format tabel ini, anda bisa melakukan beberapa hal. Contohnya saja ketika anda klik tanda panah bawah terhadap “Daftar Buku”, maka anda bisa menyortirnya berdasarkan huruf. Misal dari A ke Z atau Z ke A.

Membuat Chart/Grafik

Sebuah data dalam tabel akan lebih menarik dilihat jika dibuatkan sebuah grafik. Karena tampilan visual tentunya lebih menarik daripada hanya sekedar data angka saja. Dengan Excel, Anda dapat membuat grafik dengan mudah dan pilihan grafiknya sangat lengkap.

Untuk membuat grafik, Anda perlu memilih data yang akan ditampilkan. Pada gambar di atas, Anda bisa melihat bahwa penulis memiliki dua buah tabel. Ada tabel harga buku di sebelah kiri dan tabel penjualan di sebelah kanan. Di sini, penulis ingin membuat grafik/chart yang menampilkan mana buku yang paling banyak memperoleh untung.

Silakan Anda pilih kolom “Daftar Buku” dan juga kolom “Total Untung”. Gunakan tombol CTRL agar Anda bisa menyeleksi atau memblok dua kolom tersebut. Jadinya, blok terlebih dahulu kolom daftar buku kemudian tekan tombol CTRL dan blok lagi kolom total untung.

Setelah selesai memblok dua kolom tersebut, silahkan klik menu “Insert” dan lihat pada bagian “Charts”. Disini, penulis akan menggunakan opsi “Recommended Charts”, dimana Excel sudah menyediakan jenis grafik yang sesuai dengan data yang penulis blok atau seleksi.

Silahkan pilih jenis grafik yang ingin anda pakai. Jika menurut anda kurang cocok, anda bisa mengklik tab “All charts” untuk melihat semua jenis grafik. Jika sudah memilih jenis grafiknya, klik Ok.

Jika sudah, maka tampilannya akan seperti diatas. Anda bisa melihat bahwa buku Harry Potter adalah buku yang paling banyak untungnya. Anda juga bisa mengubah tampilan grafik dengan cara mengklik tombol “+” seperti gambar diatas. Untuk informasi lebih lengkap dari pengubahan data grafik, mengubah tampilan, dan lain-lain.

Menggunakan Format Cell

Tidak terasa sudah sampai tips yang ke-7 dalam mempelajari cara belajar menggunakan Excel dengan cepat. Dengan Format Cell, anda dapat melakukan berbagai hal menarik untuk mengubah tampilan teks dalam sel. Misalnya saja, anda ingin mengubah tampilan hurufnya menjadi miring. Hal tersebut tentu dapat dilakukan di Excel.

Caranya adalah blok atau seleksi saja sel yang ingin diubah. Kemudian, klik kanan dan klik “Format Cell”.  Kemudian pada bagian “Alignment”, geser saja dengan menggunakan pointer mouse pada bagian “Orientation” seperti gambar diatas. Jika sudah, klik Ok.

Menggunakan fungsi manual

Sebelumnya, anda sudah mempelajari bagaimana menggunakan fungsi di Excel, yaitu dengan mencoba fungsi Autosum. Semua itu dapat anda lakukan dengan hanya mengklik fungsi yang ada. Namun terkadang, ketika data di Excel kita sudah banyak dan kompleks, ada beberapa kondisi dimana menggunakan fungsi seperti cara sebelumnya tidak efektif. Untuk itulah, Excel juga sudah membenamkan fitur dimana kita bisa memasukkan fungsi secara manual.

Kita akan mulai menggunakan fungsi yang mudah dulu, yaitu fungsi untuk menambah data yang ada. Untuk hal tersebut, silahkan anda buat data angka dulu minimal 2 sel. Kemudian pada sel berikutnya, anda bisa ketik “=sum(” (tanda tanda petik). Kemudian silahkan anda seleksi atau blok data yang akan ditambahkan. Pada gambar diatas, penulis memilih semua data yang ada di A1 hingga A5. Jika sudah, tekan enter.

Hasil dari pertambahan akan langsung muncul. Rumus atau fungsinya pun akan terlihat seperti pada gambar diatas. Penjelasannya adalah untuk memasukkan fungsi secara manual, anda perlu mengetikkan simbol “=”, diikuti dengan nama fungsinya. SUM disini adalah fungsi untuk menambahkan data. Setelah itu, beri tanda “()” dan anda bisa memilih data yang akan ditambahkan. Fungsi lengkapnya menjadi “=namafungsi(data_pertama:data_terakhir)” dan akan menjadi “=sum(A1:A5)”.

Perlu anda ketahui juga bahwa Excel sangat fleksibel. Studi kasusnya ketika data anda ternyata ada kesalahan, namun anda sebelumnya sudah menghitung data tersebut. Jangan khawatir, ketika anda mengubah data tersebut, secara otomatis jumlah dari data tersebut pun juga akan berubah. Contohnya pada gambar diatas, dimana penulis mengubah data yang ada di sel A5 berwarna kuning. Maka hasil pertambahannya pun akan berubah juga.

Menggunakan Conditional Formatting

Dengan Conditional Formatting, Anda dapat mengolah data dengan tampilan yang lebih interaktif lagi. Misalnya Anda dapat menambahkan visualisasi mengenai persentase data. Untuk lebih jelasnya, lihat gambar di bawah ini.

Pada gambar di atas, penulis menambahkan 2 jenis Conditional Formatting. Yang pertama adalah penambahan bar dengan warna biru dan penambahan tanda panah yang menunjukkan persentase mana yang turun ataupun naik. Visualisasi seperti ini dapat membantu kita untuk melihat secara cepat data mana yang sesuai dengan kriteria yang diinginkan.

Untuk melakukan hal tersebut, cukup pilih saja data yang akan di ubah, kemudian pilih opsi “Conditional Formatting”. Lalu, pilih format yang anda inginkan. Seperti contoh diatas, penulis menggunakan format “Data Bars”. Hasilnya bisa dilihat langsung di data yang sudah anda seleksi sebelumnya.

Menggabungkan 2 kolom atau baris

Dari tips 1 sampai 9, Anda sudah bisa membuat tabel yang keren dan interaktif dengan chart atau grafik. Namun biasanya semakin kompleks sebuah tabel yang kita buat, pastinya kita berhadapan pada situasi di mana Anda harus menggabungkan 2 kolom atau baris.

Jika Anda lihat gambar di atas, tabel menjadi tidaklah rapi. Karena sel C4 dan C5 tidak menyatu, sel E4, F4, dan G4 juga tidak menyatu. Untuk menyatukannya sangat mudah.

Bisa anda lihat di animasi di atas, caranya adalah anda hanya tinggal seleksi 2 kolom/baris atau lebih. Kemudian klik tombol “Merge & Center”. Nantinya, sel C4 dan C5 akan menjadi satu. Anda bisa melakukan hal yang sama terhadap yang lainnya dengan mudah.

Menggunakan Template untuk mempercepat anda dalam bekerja dengan Excel

Microsoft Excel memiliki ratusan template siap pakai yang dapat Anda gunakan di berbagai kondisi maupun pekerjaan. Mulai dari mengatur jadwal kerja, mengatur pemasukan dan pengeluaran uang, absensi kerja, dan masih banyak lagi. Lalu, di mana Anda bisa menemukan template-template ini?

Ketika anda membuka Excel pertama kali, Excel secara otomatis memberikan rekomendasi Template yang bisa anda pakai seperti gambar diatas. Atau jika anda sudah membuka sebuah worksheet Excel, anda dapat dengan mudah menekan tombol CTRL + N untuk membuka sheet baru. Di kotak pencarian, anda bisa mencari template sesuai keinginan anda.

Menggunakan Add-in untuk menambah fungsionalitas Excel

Tips terakhir cara belajar menggunakan Excel dengan cepat yaitu menggunakan Add-in. Microsoft Excel sebenarnya sudah sangat lengkap, sehingga semua yang anda pikirkan mengenai pengolahan data sebenarnya bisa anda lakukan jika anda mengetahui caranya. Namun jika dirasa anda memerlukan fitur tambahan, anda dapat menggunakan Add-in di Store untuk Excel.

Silahkan anda akses Store untuk Excel di menu “Insert” kemudian klik “Store”. Silahkan temukan apa yang anda inginkan. Misalnya saja penulis ingin memberikan notasi tentang buku yang ada berupa informasi dari Wikipedia. Kemudian klik saja “Add” jika anda menemukannya.

Seperti gambar diatas, bisa anda lihat ketika saya mengklik buku Harry Potter, Wikipedia memberikan informasi mengenai buku tersebut.